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The UPS Store blog de empresas pequeñas
  • 13 Junio 2022
  • Tiffany Carey

5 formas de que su pequeño negocio funcione de manera eficiente

Ser dueño de un pequeño negocio puede asemejarse a hacer malabares. Puede que tenga que recibir la entrega de un producto, emitir la nómina y atender un asunto de Recursos Humanos, todo a la vez. Si puede hacer que su negocio funcione sin complicaciones, hará que su vida diaria sea más fácil y su empresa más rentable. Veamos cinco formas de que su pequeño negocio funcione de manera eficiente. 

shop owners using ipad technology for planning

Planifique el trabajo, luego trabaje según el plan.

Establecer un horario y cumplirlo puede parecer un cliché, pero tenerlo lo ayuda a planificar su productividad de forma realista y a evitar distraerse. Comience por planear su día ideal. Incluya actividades que puedan no tener un lugar actual en su horario, pero le gustaría que lo tuvieran. Debería considerar las actividades fuera del horario laboral, como las rutinas matutinas y el ejercicio. Agregue los tiempos de manejo y las diligencias semanales. 

Una vez que haya planeado su horario ideal, reflexione sobre lo que es realista para usted. Preste atención a los horarios en donde es más productivo. Considere conseguir una agenda y tenerla consigo constantemente para mantenerse enfocado. Cuando inevitablemente surjan las distracciones, dese un respiro y permítase ser flexible.  

Cree POE en su negocio

Los POE o procedimientos operativos estándar pueden ahorrarles tiempo a los dueños de pequeños negocios. Los POE son un conjunto de instrucciones escritas que se utilizan para describir un proceso paso a paso. Cuando implementa los POE en su pequeño negocio, tendrá menos errores y más coherencia en cualquier proceso. Los POE también ahorran dinero. Ahorrará en los costos de capacitación de los empleados usando uno como documento de capacitación para enseñarles a los empleados sobre un proceso actual. Permite la continuación del trabajo si un empleado principal renuncia o es despedido. 

Comience por conocer los procedimientos que usted o sus empleados siguen habitualmente. Luego, puede crear un POE o pedirle a un empleado que lo haga. Una vez finalizado el POE, planee revisarlo a menudo para asegurarse de que cualquier cambio en los procedimientos esté reflejado correctamente. 

Establezca una reunión diaria con su equipo

Las reuniones diarias son muy efectivas, incluso más desde que la pandemia ha desplazado a muchos trabajadores al trabajo remoto. Una reunión diaria con el personal puede garantizar el flujo de trabajo de los empleados, mantenerlos enfocados en las tareas y hacer que se sientan parte del equipo. Sin embargo, tenga en cuenta que no debería usar estas reuniones para controlar a los empleados. Su propósito principal es mejorar la comunicación efectiva e incentivar a los trabajadores a que colaboren. Usarlas para microgestionar a su personal tendrá el efecto opuesto y los empleados se sentirán insatisfechos o resentidos.

Las reuniones diarias no necesitan durar más de 10 o 15 minutos. Asegúrese de tener una lista de pendientes o algunos temas que tratar para mantener la reunión enfocada y permitirles a los empleados contribuir. Sentirán una gran sensación de conexión y responsabilidad.  

Deje que la tecnología haga el trabajo

Cuando establezca sus POE, fíjese si algunos de los procedimientos en su negocio se beneficiarían de pasar de ser manuales a ser automatizados usando la tecnología. Además de la realización de inventarios, pedidos de suministros y seguimiento del tiempo, se pueden automatizar tareas como el marketing por correo electrónico, la capacitación y los cobros. Utilice software de videoconferencias para comunicarse con empleados remotos o pruebe una aplicación como Slack para que los miembros del equipo puedan contactarse fácilmente. Las herramientas como Calendly y Acuity pueden programar reuniones automáticamente. 

Implemente nueva tecnología en su pequeño negocio revisando qué procesos podrían automatizarse potencialmente. Investigue un poco para encontrar soluciones y empiece a utilizarlas hoy. La tecnología ofrece posibilidades infinitas para ahorrar tiempo y dinero.

Organice su espacio de trabajo

Todos sabemos que no poder encontrar algo cuando se lo necesita puede agregarle minutos al día. Organizar su espacio de trabajo puede parecer un punto obvio para un funcionamiento eficiente, pero a menudo se lo subestima. El setenta y cinco por ciento de los dueños de pequeños negocios piensan que la desorganización genera una pérdida en la productividad. Puede provocar errores en los proyectos, la pérdida de negocios futuros y problemas de salud mental.

Puede mejorar la organización de su negocio comenzando con las tareas pequeñas, como administrar su espacio de trabajo, incluidos los cajones y los gabinetes. Luego, pase a proyectos más grandes como trastiendas y armarios. Una vez que haya progresado en esas áreas frecuentes, considere cosas como quedarse sin papel, organizar contraseñas o pasar archivos digitales a la nube. 

Optimizar su negocio lleva un poco de tiempo y de esfuerzo, pero será beneficioso a largo plazo. 

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